当前位置:首页 > 公司 > 正文

浅谈企业档案管理中存在的问题及对策

作者:陈月桦   来源:财富杂志 2019-01-30 14:20

 

【摘要】在企业生产经营中,档案管理是单位协调、有序、高效运行的有效保证。加强对档案的管理,及时研究解决档案管理工作中遇到的问题,管好用好档案,对企业的发展起着重要作用。当前许多企业档案管理工作琐碎、凌乱,再加上其他原因使企业的档案管理工作中存在着诸多的问题,已经阻碍了企业向现代化管理迈进的步伐,故找出上述问题存在的原因并加以解决在实际工作中具有十分重要的现实意义。

  【关键词】企业档案;管理;问题及对策

  一、当前我国企业档案管理存在的问题
   1、对档案的重视程度不够。长期以来,企业相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区,认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作,不是单位的主要工作,不能给单位创造经济效益,只要“守好摊”,不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解,忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。
2、管理力量薄弱,管理水平不高,管理手段落后。大部分企业档案管理人员没有经过专业的档案知识培训,对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职,对档案工作精力投入不足,日常事务往往只是将材料放入档案盒,没有及时整理归档,严重影响了档案管理水平。
3、档案室硬件环境设施不齐全。企业对档案管理必备的条件解决落实差,个别企业没有专用档案室,有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“八防”设备不配套,引起档案材料霉变、虫蛀,影响档案的美观整洁及完整。有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹,都无法购置齐备。
  4、档案的管理与利用相分离
  企业的档案管理应该是为企业后续的各种服务而工作的,但是现在许多企业的档案管理是为应付形式而管理的。没有发挥出档案管理应起的作用,其一是由于历史原因和人为因素,使档案管理不善,部分档案管理资源流失,使个别档案存在断代现象,让档案失去原有的价值。另一个主要原因是部分基层管理者认为企业为了适应当今激烈竞争的挑战,就应该分析现在的各种市场因素,不愿意浪费时间去翻阅档案,丧失或降低了档案为企业生产经营活动服务的功能。这样导致企业丧失挖掘新资源的潜力与机遇,同时也造成大量信息资源闲置。

  二、针对当前我国企业档案管理工作存在的问题应采取的措施
  1、强化档案管理意识
  首先单位负责人应该对本单位的档案管理工作给予高度重视,这是做好企业档案管理工作的前提条件,让他们从本质上认识到档案管理工作可以为企业的重大决策与措施提供科学有效的依据。其次让相关工作人员放下包袱,努力学习,积极参加培训与讲座。认真地学习工作流程,严格把好接收、整理、归档、入库、上架等各个工作环节的质量关,同时及时地录入微机,企业应该定期派业务骨干去专业单位学习,或者可以请专业单位的专业人才到本企业进行实地指导,并使之结合自己的实际工作经验,真正地做到理论联系实际。同时企业也应该面向社会招聘一些有专业理论知识和业务技能的专业人员,使档案管理人员的业务水平迅速提高。最后做好全体档案管理人员的继续教育工作,这是档案管理人员不断开拓视野,了解档案管理领域新动态、新情况使之与外界接轨的最好途径。同时也是档案管理人员提高自身素质,努力钻研业务,实现档案管理工作的单一型向复合型转化的有效措施。
  2、加强基础设施投入
档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作,也是一项专业技术性很强的工作,档案管理的好与坏,直接影响到档案的寿命,企业档案管理中,条件好的单位档案室整齐规范,而保管条件比较薄弱的单位还存在只求过得去的思想,给档案造成了损害。为此,作为企业档案室必须严格按照《国家档案法》档案保管标准要求,完善单位档案室保管条件。要进一步加大对本单位档案室基础设施的投入,严格按档案管理“八防”标准要求,不断完善档案室的保管条件,尽可能的改变档案室杂、乱问题,做到档案室统一整齐规范。